Eldre versjoner av Microsoft Outlook led av en ytelsesreduksjon ettersom størrelsen på Outlook-filen ville øke. Som et resultat finnes det en arkiveringsfunksjon i Microsoft Outlook 2010 som du kan bruke til å arkivere gamle filer, for eksempel gamle e-poster, kontakter, distribusjonslister og kalenderoppføringer.
Mens Microsoft Outlook 2010-brukere ikke vil oppleve de samme programnedgangene som brukere av de gamle versjonene gjorde, mottar og sender dagens e-post- og kalenderbrukere større mengder data som raskt kan øke størrelsen på Outlook PST-filen. Derfor, selv om det ikke lenger er like nødvendig å arkivere filer i Outlook som det en gang var, er det fortsatt en god praksis for å redusere filstørrelsen og forbedre ytelsen til e-postprogrammet ditt.
Bruke arkivverktøyet på Outlook 2010-kalenderen
Hvis du er mer kjent med å endre innstillingene i eldre versjoner av Microsoft Office-programmer, kan oppsettet og strukturen til Microsoft Outlook 2010 være litt forvirrende. De fleste av de konfigurerbare alternativene i denne versjonen av Outlook finner du ved å klikke på Fil fanen øverst til venstre i vinduet. Dette navigasjonsmønsteret gjelder også for formålet med denne opplæringen, så klikk på det Fil fanen. Klikk på Info-knappen på venstre side av vinduet for å vise et annet sett med alternativer i hoveddelen av Outlook 2010-vinduet.
Klikk på Oppryddingsverktøy -knappen i midten av vinduet, som vil vise en rullegardinmeny med et ekstra sett med valg. Klikk på Arkiv alternativet nederst i denne rullegardinmenyen.
An Arkiv vinduet vil nå være åpent over Outlook 2010-vinduet. Hvis du ønsker å arkivere hele Outlook 2010-filen, kan du klikke på Arkiver alle mapper i henhold til AutoArchive-innstillingene alternativet øverst i vinduet. For å bare arkivere Outlook 2010-kalenderen, sjekk imidlertid Arkiver denne mappen og alle undermapper alternativ.
Klikk på Kalender alternativet for å velge standardkalender for din nåværende Outlook 2010-profil. Hvis du vil arkivere en annen kalender, for eksempel en Internett-kalender, velger du det alternativet i stedet. Hvis du ser en pil til venstre for ønsket kalenderalternativ, betyr det at det er flere kalendere i det elementet. Hvis du velger alternativet til høyre for pilen, vil Outlook arkivere hver kalender i den delen.
Fullfør innstillingene for Outlook 2010-kalenderarkivet ved å klikke på rullegardinmenyen til høyre for Arkivelementer eldre enn og velge en dato før som du vil arkivere alle elementene i filen din. Klikk på OK for å fortsette med arkiveringen av Outlook 2010-kalenderen.