Sist oppdatert: 17. april 2019
Å skrive ut regneark i Excel 2010 kan være frustrerende, spesielt hvis regnearket ditt skal skrives ut på mer enn én side. Ekstra kolonner kan kjøre inn på sin egen side, kolonneoverskrifter skrives kun ut på første side, og det kan generelt være vanskelig å visuelt knytte en celle til en rad eller kolonne.
Når jeg jobber på et kontor og samhandler med en rekke mennesker som alle bruker Excel på forskjellige ferdighetsnivåer, kan jeg si at et av de største problemene folk flest har, er måten regnearket deres ser ut når de er ferdige med det og lage et fysisk kopiere. Standard utskriftsinnstillinger er sjelden ideelle for det de vil ha, og det er mange Excel-begreper som ligner veldig på hverandre og kan være forvirrende.
Men det er noen enkle endringer du kan bruke på Excel-regnearket ditt slik at det skrives ut bedre og er lettere for leserne å forstå.
Bedre utskrift av regneark i Excel 2010
Denne opplæringen skal ta for seg noen av nøkkelområdene som kan være mest nyttige for å forbedre et trykt Excel-regneark. Disse områdene inkluderer:
– Skjuler unødvendige kolonner og rader
– Legge til sidetall nederst på siden
– Justere sideretningen
– Justere papirstørrelsen
– Justering av margene
– Skrive ut rutenett
– Gjenta den øverste raden på hver side
– Plassere alle kolonnene dine på ett ark
Selv om dette kan virke som mye, kan du faktisk gjøre nesten alle disse endringene fra én meny. Og når du først blir komfortabel med det, kan du bruke alle disse endringene på bare noen få sekunder. Resultatet vil være et regneark som viser kolonneoverskrifter øverst på hver side, er lett å lese, og som ikke krever at du manuelt justerer kolonnestørrelser for å forhindre at en ekstra kolonne skrives ut på sin egen side.
Skjuler unødvendige kolonner og rader
Jeg liker vanligvis å starte her, spesielt når jeg har å gjøre med et regneark som noen andre har laget. Den inneholder ofte informasjon som ikke er relevant av den grunn at regnearket skrives ut, og bidrar bare til å skape forvirring.
Du kan skjule en rad eller kolonne ved å høyreklikke på kolonnebokstaven eller radnummeret, og deretter klikke på Gjemme seg alternativ.
Du kan lære mer om å skjule kolonner i denne artikkelen.
Legge til sidetall nederst på siden
Dette er kanskje ikke noe alle trenger å gjøre med regnearkene sine, men jeg har funnet ut at store regneark ofte kan se veldig like ut fra side til side. Lesere har også for vane å fjerne stifter og fokusere på enkeltsider, noe som kan gjøre det nesten umulig å sette et regneark i orden igjen.
Trinn 1: Klikk Sett inn øverst i vinduet.
Trinn 2: Klikk Topptekst bunntekst i Tekst delen av navigasjonsbåndet.
Trinn 3: Klikk inne i bunntekstdelen nederst på siden der du vil legge til sidenummeret.
Trinn 4: Klikk på Side nummer knappen i Topp- og bunntekstelementer delen av navigasjonsbåndet.
Mens du er i denne visningen, kan det være et godt tidspunkt å legge til en overskrift nå. Du kan gjøre det ved å klikke inne i overskriftsdelen der du vil legge til informasjonen din. Alt du legger til i overskriften gjentas på hver side, så dette er et bra sted å sette en tittel på regnearket.
Du kan lære mer om hvordan du oppretter en overskrift i Excel 2010 her.
For ytterligere informasjon om å legge til sidetall i Excel 2010, kan du lese her.
Justere sideretningen
Denne delen av opplæringen er når vi skal åpne Sideoppsett meny, som inneholder en rekke av de forskjellige utskriftsalternativene som vi ønsker å justere.
Jeg synes at de fleste regnearkene jeg skriver ut ser mye bedre ut når de skrives ut i liggende retning. Dette er åpenbart et valg som vil variere avhengig av dine egne behov, men er noe som er enkelt å endre etter behov.
Trinn 1: Klikk på Sideoppsettet fanen øverst i vinduet.
Trinn 2: Klikk på Sideoppsett knappen nederst i høyre hjørne av Sideoppsett delen av navigasjonsbåndet.
Trinn 3: Klikk på sideretningen du vil bruke.
Vi kommer til å forbli på denne menyen for resten av opplæringen, så ikke lukk den ennå!
Justere papirstørrelsen
Hvis de fleste av regnearkene dine skrives ut bedre i liggende retning, kan det av og til være dokumenter som til og med er for store til det. En god løsning på dette er å bruke papir i legal størrelse, som lar deg få plass til enda flere kolonner på én side.
**Påminnelse – Denne menyen åpnes ved å klikke på Sideoppsettet fanen og deretter klikke på Sideoppsett knappen nederst i høyre hjørne av Sideoppsett delen av navigasjonsbåndet.**
Trinn 1: Klikk på rullegardinmenyen til høyre for Papir størrelse, og klikk deretter på ønsket papirstørrelse.
Justering av margene
Justering av margene for regnearket gjøres vanligvis fordi du ønsker å få plass til mer informasjon på siden. Så, for formålet med denne opplæringen, kommer eksemplet vårt nedenfor til å redusere marginene til en lavere verdi.
**Påminnelse – Denne menyen åpnes ved å klikke på Sideoppsettet fanen og deretter klikke på Sideoppsett knappen nederst i høyre hjørne av Sideoppsett delen av navigasjonsbåndet.**
Trinn 1: Klikk på Marginer fanen øverst i vinduet.
Trinn 2: Klikk på pil ned under Venstre for å redusere margstørrelsen, gjenta deretter for Ikke sant, Topp og Bunn. Du vil merke at jeg ikke har redusert marginene mine til 0, da skriveren min har problemer med å skrive ut dokumenter uten margin. Dette er vanlig blant mange skrivere, så det kan være lurt å også vurdere å bruke margstørrelsene i bildet nedenfor.
Skrive ut rutenett
Dette er en av de viktigste endringene å gjøre i et trykt regneark, og er en jeg gjør på nesten alt jeg skriver ut fra Excel. Å legge til rutenett vil gjøre det mye lettere for leserne å finne ut hvilken kolonne og rad en celle tilhører også, og kan bidra til å redusere feil.
**Påminnelse – Denne menyen åpnes ved å klikke på Sideoppsettet fanen og deretter klikke på Sideoppsett knappen nederst i høyre hjørne av Sideoppsett delen av navigasjonsbåndet.**
Trinn 1: Klikk på Ark fanen øverst i vinduet.
Trinn 2: Merk av i boksen til venstre for Rutenett.
Gjenta den øverste raden på hver side
Dette er en annen innstilling du kan dra nytte av for å gjøre regnearket mer organisert. Å skrive ut den øverste raden på hver side vil gjøre det enklere for leserne å vite hvilken kolonne en celle tilhører, noe som vil bidra til å eliminere feil.
**Påminnelse – Denne menyen åpnes ved å klikke på Sideoppsettet fanen og deretter klikke på Sideoppsett knappen nederst i høyre hjørne av Sideoppsett delen av navigasjonsbåndet.**
Trinn 1: Klikk inne i Rader som skal gjentas øverst felt.
Trinn 2: Klikk på raden du vil gjenta øverst på hver side. I dette eksemplet bruker jeg rad 1.
Klikk på OK knappen nederst i vinduet for å lagre alle endringene vi nettopp har gjort, fordi vi nå er ferdig med dette vinduet.
Hvis du ønsker å gjenta en kolonne på venstre side av hver side i stedet, kan du lese hvordan i denne artikkelen.
Plasser alle kolonnene dine på én side
Dette er den siste delen av opplæringen vår, og det er en endring vi skal gjøre direkte fra Skrive ut Meny.
Trinn 1: Klikk på Fil fanen øverst til venstre i vinduet.
Trinn 2: Klikk Skrive ut i kolonnen til venstre i vinduet.
Trinn 3: Klikk på Ingen skalering -knappen i midten av vinduet, og klikk deretter på Tilpass alle kolonner på én side alternativ.
Du bør nå ha et Excel-regneark som vil skrives ut i et enkelt, lesbart format som vil appellere til leserne dine. Hvis alt ser riktig ut i Forhåndsvisning på høyre side av vinduet, så kan du klikke på Skrive ut for å begynne å skrive ut det optimaliserte regnearket.
Mange av alternativene som vi diskuterer i artikkelen ovenfor vil også fungere i nyere versjoner av Excel. Og selv om mye av disse delene involverte bruk av sideoppsett-delen, kan noen av disse innstillingene også endres fra andre steder.
Du kan for eksempel klikke på Skriv ut titler knappen på Sideoppsettet og velg den øverste raden i regnearket for å skrive ut den øverste raden på hver side.
I tillegg vil du finne alternativer for å inkludere rutenett når du skriver ut ved å gå til Sideoppsettet fanen og klikke på Skrive ut alternativet under Gridlines i Arkalternativer delen av båndet.
Vil du skrive ut et ark med tomme celler for en sjekkliste eller en manuell inventar? Lær hvordan i Excel 2010.