Det er viktig å vite hvordan du angir et fraværssvar i Outlook 2013 hvis du har kontakter som kan sende deg e-post, og de trenger å vite at du kanskje ikke mottar meldingen på en stund. Et fraværssvar er noe som sendes så snart en e-postmelding treffer innboksen din i Outlook 2013, og innholdet i fraværssvaret kan inneholde all informasjon du måtte ønske å formidle.
Trinnene nedenfor viser deg hvordan du oppretter et fraværssvar i Outlook 2013 hvis du har en e-postkonto som ikke er en del av en Exchange-server. Dette inkluderer e-postadresser som er vert for e-postleverandører som Gmail, Yahoo, Outlook.com eller en av mange andre lignende leverandører. De fleste e-postleverandører vil også ha et fraværssvar som du kan konfigurere gjennom deres nettportal, som kan være et bedre alternativ, avhengig av omstendighetene dine.
Outlook-distribusjonslister kan være et flott alternativ hvis du ofte trenger å sende e-post til den samme store gruppen av personer og ikke vil angi hver enkelt adresse manuelt når du gjør det.
Slik konfigurerer du automatisk svar i Outlook 2013
- Åpne Outlook 2013.
- Klikk på ny epost knapp.
- Skriv inn fraværsmeldingen i tekstboksen i e-posten.
- Klikk på Fil fanen.
- Klikk Lagre som.
- Skriv inn et navn for malen i Filnavn feltet, og klikk deretter Lagre som type, velg Outlook-mal, klikk deretter Lagre.
- Klikk på Hjem fanen, klikk på Regler knappen, og klikk deretter Administrer regler og varsler.
- Klikk på Ny regel knapp.
- Klikk Bruk regel på meldinger jeg mottar, klikk deretter Neste.
- Klikk Neste, klikk deretter Ja.
- Velg Svar med en bestemt mal alternativet, og klikk deretter En bestemt mal.
- Klikk Se inn, klikk Brukermaler i filsystemet, velg malen du opprettet tidligere og klikk Åpen.
- Klikk på Neste knapp.
- Angi eventuelle unntak, og klikk deretter Neste.
- Klikk på Bli ferdig knapp.
Artikkelen vår fortsetter nedenfor med tilleggsinformasjon og bilder for disse trinnene. Det er litt komplisert å sette opp et autosvar i Outlook, og det er flere steder hvor du kan tilpasse noen innstillinger, som vi diskuterer videre i neste avsnitt.
Hvordan opprette og aktivere et fraværssvar i Outlook 2013 (veiledning med bilder)
Trinnene nedenfor skal vise deg hvordan du lager og aktiverer et fraværssvar i Microsoft Office 2013-versjonen av Outlook.
Når noen sender deg en e-post, vil Outlook automatisk sende svar med fraværsmeldingen du oppretter. Merk at Outlook 2013 må være åpen for at dette skal fungere. Hvis du ikke er i stand til å la Outlook 2013 være åpen hele tiden du ikke er på kontoret, vil det være bedre for deg å angi fraværssvaret direkte via e-postverten.
Linkene nedenfor viser deg hvordan du angir et fraværssvar for noen av de populære e-postleverandørene hvis du ikke kan la datamaskinen og Outlook 2013 være på og kjøre under hele fraværet.
- Slik angir du et fraværssvar for Gmail-kontoer
- Hvordan angi et fraværssvar for Yahoo-kontoer
- Slik angir du et fraværssvar for Outlook.com-kontoer
Trinnene nedenfor viser deg hvordan du oppretter et fraværssvar i Outlook 2013 hvis du ikke har en Exchange Server-konto og bruker en IMAP- eller POP3-konto. Hvis du har Exchange, kan du opprette et fraværssvar eller andre automatiske Office-svar ved å gå til Fil > Info > Automatiske svar.
Trinn 1: Åpne Outlook 2013.
Trinn 2: Klikk påny epost knapp.
Trinn 3: Skriv inn fraværsmeldingen i tekstboksen i e-posten.
Trinn 4: Klikk Fil øverst til venstre i vinduet.
Trinn 5: Klikk Lagre som.
Trinn 6: Skriv inn et navn for malen i Filnavn feltet, og klikk deretter på Lagre som type rullegardinmeny, velg Outlook-mal, og klikk deretter på Lagre knapp.
Trinn 7: Klikk på Hjem fanen øverst i vinduet, klikk på Regler knappen i Bevege seg delen av båndet, og klikk deretter på Administrer regler og varsler knapp.
Trinn 8: Klikk på Ny regel knapp.
Trinn 9: Klikk på Bruk regel på meldinger jeg mottar alternativet, og klikk deretter Neste.
Trinn 9: Klikk på Neste -knappen, med mindre du bare ønsker å sende fraværssvaret under visse betingelser. Hvis du ikke valgte noen alternativer, klikker du på Ja for å bekrefte at du vil at denne regelen skal gjelde for hver melding du mottar.
Trinn 10: Velg avmerkingsboksen til venstre for Svar med en bestemt mal alternativet, og klikk deretter på En bestemt mal alternativet nederst i vinduet.
Trinn 11: Klikk på Se inn rullegardinmenyen, klikk på Brukermaler i filsystemet alternativet, velg deretter malen du opprettet tidligere og klikk på Åpen knapp.
Trinn 12: Klikk på Neste knapp.
Trinn 13: Angi eventuelle unntak du måtte ønske ved å klikke i avmerkingsboksen til venstre for hvert av disse alternativene, og deretter klikke på Neste knapp.
Trinn 14: Klikk på Bli ferdig knappen for å fullføre oppsettet av ikke-tilstedeværende meldinger og begynne å sende automatiske svar.
Som nevnt tidligere, må datamaskinen din være på, og Outlook 2013 må være åpen for at dette skal fungere. Hvis datamaskinen er satt opp til hvilemodus eller dvalemodus etter en viss periode med inaktivitet, vil ikke denne metoden for å sende et fraværssvar i Outlook 2013 fungere.
Når du kommer tilbake fra å være ute av kontoret, kan du slå av denne regelen ved å gå til Regler > Administrer regler og varsler (der vi var i trinn 7 ovenfor) klikk deretter på boksen til venstre for regelen for å fjerne haken. Dessverre er det ikke en måte å spesifisere en starttid eller sluttid med denne automatiske svarmetoden.
Ytterligere merknader om bruk av automatisk svar i Microsoft Outlook
- Det er generelt en god idé å inkludere et starttidspunkt og et sluttid i svaret ditt som ikke er på kontoret, slik at e-postkontaktene dine vet omtrent når de kan forvente å høre fra deg.
- Hvis du har tilgang til en nettbasert versjon av e-postkontoen din, for eksempel en Outlook Web-konto eller Gmail, kan det være bedre å bruke den til å sende ditt fraværssvar i stedet. Begge disse e-postleverandørene har et dedikert feriesvarsalternativ der du kan automatisere dette litt bedre, til og med slik at du kan velge en datoperiode for når du vil være utilgjengelig.
- Regler-dialogboksen kan brukes til mye mer enn et fraværssvar. Jeg kan bruke den til å generere forskjellige svar for personer utenfor organisasjonen min eller personer i organisasjonen min, og jeg kan automatisk filtrere e-poster basert på emne eller avsender.
- Veiledningen ovenfor er ment å hjelpe deg med å lage et fraværssvar hvis du ikke har en Exchange-konto. Hvis du har en, så er hele denne prosessen mye enklere. Det er en bortefraværende assistent på Fil fanen der du kan konfigurere automatiske svar og til og med spesifisere en tidsperiode for disse svarene. Det automatiske svarvinduet har også en egen organisasjonsfane både for Utenfor min organisasjon og Inne i min organisasjon kontakter slik at du kan justere hver svarmelding separat.
Vil du at Outlook 2013 skal se etter nye meldinger oftere? Juster innstillingene for sending og mottak i Outlook 2013 for å se etter nye meldinger så ofte du vil.
Se også
- Slik deaktiverer du arbeid offline i Outlook
- Slik slår du gjennom i Outlook
- Hvordan lage et Vcard i Outlook
- Slik viser du listen over blokkerte avsendere i Outlook
- Hvordan sette opp Gmail i Outlook