Microsoft Excel 2010-brukere leter alltid etter den beste måten å organisere og sortere dataene i regnearkene sine på. Dette kan oppnås på en rekke forskjellige måter, og situasjonen din vil sannsynligvis være det dikterende scenariet for å avgjøre hvilken metode som er riktig for deg. Imidlertid, a pivottabell i Microsoft Excel 2010 er et fantastisk verktøy for å oppsummere dataene du har og finne informasjonen du trenger. En pivottabell er ideell for scenarier der du har et bestemt element du vil oppsummere, som et produkt eller en dato, og et sekundært sett med data som du vil oppsummere basert på disse parameterne.
Når bør jeg bruke en pivottabell?
Det kan være vanskelig å bestemme når du skal bruke en pivottabell, så det første du må gjøre er å finne ut hva slags informasjon du prøver å få tak i. Ideelt sett bør en pivottabell brukes når spørsmålet du prøver å svare på ligner på Hvor mye av xx solgte vi? eller Hvor mye tjente vi på å selge xx? Dette er begge spørsmål som kan besvares hvis du har et regneark med kolonner som inneholder en produkt kolonne, en solgte enheter kolonne, en pris kolonne og en totale salg kolonne. Det kan være andre kolonner også, men du må ha en kolonne som inneholder data for hver informasjon du vil oppsummere. For eksempel, på bildet nedenfor, kan du se at jeg har fem kolonner, selv om jeg bare trenger data fra fire av dem.
Jeg kan lage en pivottabell for å oppsummere dataene i dette regnearket, noe som vil forhindre at jeg manuelt må bestemme svaret selv. Selv om det ikke ville være vanskelig med et lite sett med data som dette, kan manuelt oppsummere data være en ekstremt kjedelig innsats når du har å gjøre med tusenvis av datastykker, så en pivottabell kan bokstavelig talt spare timer med arbeid.
Hvordan lage en pivottabell
Bestem hvilke kolonner som inneholder dataene du vil oppsummere, og uthev deretter disse kolonnene.
Når alle dataene dine er valgt, klikker du på Sett inn fanen øverst i vinduet, klikk på Pivottabell ikonet i Tabeller delen av båndet, og klikk deretter på Pivottabell alternativ. Hvis du ikke vet, er båndet den horisontale menylinjen øverst i vinduet. Bildet nedenfor viser både Sett inn fanen og Pivottabell elementer du vil klikke på.
Dette åpner en ny Lag pivottabell vindu, som det vist nedenfor. All informasjon i dette vinduet er korrekt på grunn av dataene du uthevet tidligere, så du kan bare klikke på OK knapp.
Pivottabellen din åpnes som et nytt ark i Excel-arbeidsboken. På høyre side av dette arket er en Pivottabellfeltliste kolonne som inneholder navnene på kolonnene du valgte tidligere. Merk av i boksen til venstre for hvert kolonnenavn som skal inkluderes i pivottabellen. Jeg sjekket ikke Pris kolonne fordi jeg ikke trenger å vise de oppsummerte dataene i pivottabellen min.
Dette vil endre informasjonen som vises på skjermen slik at den fullførte pivottabellen vises. Du vil legge merke til at alle dataene er oppsummert, slik at du i vårt eksempel kan se hvor mye av hvert produkt som ble solgt, og det totale dollarvolumet for alle disse salgene.
Når du har å gjøre med mange artikler, kan rapporter av denne typen imidlertid bli vanskelige å lese. Derfor liker jeg å tilpasse pivottabellene mine litt ved å bruke alternativene på Design kategorien av Pivottabellverktøy delen av båndet. Klikk på Design fanen øverst i vinduet for å se disse alternativene.
En måte å lette lesingen av en pivottabell på er å sjekke Båndede rader alternativet i Alternativer for pivottabellstil delen av båndet. Dette vil alternere radfargene i pivottabellen, noe som gjør rapporten mye lettere å lese.
